随着线下会议的解封，各地区各行业的会展活动也开始陆续发布日程了。对于线下会议大家并不陌生，但是想要**地组织一场会议、保证会议的0失误，却需要系统化的思考与落地执行。今天小鲸就手把手教你5步搞定线下会议。


1、组织准备：详细的活动计划

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个过程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

会前准备主要包括以下几个环节：
明确会议主题、会议召开时间、准备好会议资料；
选择好会议场地，做好会场布置；
对会务人员合理分工，职责分明，各负其责；
会议内容和流程策划、会议宣传计划；
会议用品采办、会议宣传物料设计；
嘉宾邀请、嘉宾培训；


2、工具准备：选择合适的会务软件

传统会议经常会遇到这些痛点：
手工签到累半死！
客户几点来的？几点走的？不知道！重点客户来没来？不知道！
查不到报名信息、统计机票餐食等信息想爆炸！
拿不到客户资料，客户下次怎么联系？
**纯手动费时间！临时加奖该咋办？
会议没科技感！没气氛！大家低头玩手机！
需要调查问卷怎么办？
会议不足之处，下次不知道如何改进？

只需要一款会务软件就能解决以上全部痛点，鲸会务可解决传统会议中的四大挑战！鲸会务是一款以小程序为载体，连接大小屏幕的活动组织工具。提供建站、报名、签到、互动、数据统计等功能的活动数字化解决方案。可满足展会、年会、培训沙龙、发布会、学术会议等各类企业内外活动场景。


3、宣传预热：为会议带来更多的流量
如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与？在宣传预热阶段，主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入，以确保会议获得足够的关注。

（1）搭建会议宣传的全媒体矩阵
主办方可以考虑组建：会议微网站、小程序、电子海报、H5页面、电子邀请函、会议专题页、微信图文、官网等。

鲸会务功能定制版产品——鲸站已上线，可帮助主办方轻松搭建活动专属微站。主办方可快速创建活动信息，配置日程、文章和图片等多种素材，可自由编辑和管理；无需复杂开发，即可实现会务活动信息的多样化展示和集成。一键配置，H5/小程序端同步展现，打造***官宣产品矩阵，提升活动影响力。适合应用于各种会务活动场景。

（2）选择合适的宣传渠道
如：EDM、短信、微信、朋友圈海报、社群推广、渠道码海报、媒体合作、SEO/SEM等。

（3）流量导入
主办方可以通过导入外部流量、邀请自带流量的“垂直网红”等多种方式，进一步扩大会议的影响力。


4、模拟预演：会议成功的必要保障
针对大型会议，会前，要组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人进行预演、熟悉会议软硬件环境是非常必要的。此外，要保证参与者从获取会议信息、报名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。


5、应急预案：从容应对突发状况的PLAN B
现实的会议中，很可能会出现突发事件，所以筹备会议需要有应急预案。一般情况下，会议中常见的紧急事件包括：医疗问题、卫生问题、火灾问题、盗窃问题，这些都是会议中容易突发的事情。作为会议筹办这就必须为这些突发事件做好充分的准备。

医疗问题：主要指出现突发性疾病患者。针对这种情况，主办方**配备一个医务人员和一名护士在场。

卫生问题：主要指饮食安全和环境卫生两个方面。针对这种情况，主办方**选择环境良好的地方作为会议场所。

火灾问题：针对这个突发事项，主办方应该提前为参会者提供这方面的资料，让参会者了解紧急逃生路线，还可以在会场准备一聊消防车，防患于未然。

盗窃问题：会议主办方应以书面资料形式告知与会者尽量减少到人多复杂的地方，如果要去也尽量不要带贵重物品，并且有人陪同，除了这些还需要地方政府加强警力，避免发生盗窃事件。

组织一场成功的线上会议，需要系统化的思考、计划与实施。数字化能力是组织未来必备的重要能力之一。鲸会务提供报名、签到、互动、数据统计等一站式数字化会务解决方案，可帮你**筹备会议、打造创意无限high到爆的会议现场。

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